En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 15 de  la Constitución Política de Colombia que consagra el derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bancos de datos y archivos de entidades públicas y privadas; en concordancia con la Ley estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y el Decreto 090 de 2018, así como de las demás normas concordantes que consagran los lineamientos mínimos que deben implementarse para el tratamiento de datos personales, en aras de garantizar al titular de los mismos su uso y conservación bajo estándares de seguridad y privacidad necesarios para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, la Iglesia Mi Refugio presenta la política de Privacidad y Protección de datos personales.

1. OBJETIVO:  

Definir los lineamientos para la recolección, compilación, almacenamiento, uso, circulación, intercambio, entrega, actualización, monitoreo, sostenimiento y mejora del cumplimiento del Régimen de Protección de Datos Personales conforme el derecho constitucional que tienen los distintos titulares sobre los cuales la Iglesia Mi Refugio trata los datos personales.

2. IDENTIFICACIÓN Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

IGLESIA MI REFUGIO con domicilio principal en la calle 108 #58-07 de la ciudad Bogotá D.C., Correo electrónico: contacto@refugioiglesia.com, identificada con el NIT 901549413-4, con personería jurídica especial según Resolución No. 2094 del 02 de diciembre del  2021, emitida por el Ministerio del Interior y representada legalmente Por WILMER GUTIERREZ NAVARRETE identificado con cédula de ciudadanía N° 79129334.

La política para el tratamiento y protección de datos personales en Colombia se aplica a la Iglesia Mi Refugio, respecto de la recolección, recaudación, almacenamiento, uso, circulación, supresión, compilación, intercambio, entrega, actualización y las demás actividades, procedimientos y procesos que constituyan tratamiento de datos.

3. ALCANCE DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD:

La presente Política de Privacidad se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la Iglesia Mi Refugio, en los eventos en los cuales se le considere como responsable y/o encargado del Tratamiento de Datos Personales de personas naturales, conforme a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que en adelante las modifiquen y/o adicionen.

4. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Reclamo: Solicitud del titular del dato o la persona o personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

5. PRINCIPIOS

En cumplimiento, desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 y demás normas complementarias y concordantes se aplicarán en forma integral los siguientes principios rectores:

Legalidad: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.

Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

6. FINALIDADES GENERALES

La Iglesia Mi Refugio tratará los datos personales con finalidades de información, evangelísticos, pastorales, de transformación integral del hombre, en sus áreas espiritual, moral, cultural y material, así como administrativas para acompañar el buen desarrollo de la misión y en general garantizar y ejercer los derechos tanto a la libertad religiosa y de culto, como a los relacionados con estos.

Conforme a lo anterior la finalidad general del tratamiento y protección responde a los propósitos estatutariamente determinados, así como a las normas internas de la Iglesia Mi Refugio que la rigen para efectos de contribuir al conocimiento y a la predicación del Evangelio del Señor Jesucristo.

Cuando la Iglesia Mi Refugio no haya informado al titular mediante el aviso de privacidad, impartirá los tratamientos generales de datos personales a las diferentes actividades relacionadas con su finalidad: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Los datos serán tratados mediante mecanismos manuales o tecnológicos. Para cada tratamiento y finalidad, podrán diseñarse, por parte del encargado del tratamiento por cuenta de la Iglesia Mi Refugio, formatos o instrumentos de captura, manuales o digitales a los cuales se les aplicará la presente política de tratamiento de datos en medios físicos y digitales, asegurando entre otros, el correcto registro y la utilización de la página web de la iglesia y de sus aliadas.

7. LEGITIMACION PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la Iglesia Mi Refugio.
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o   apoderamiento.

d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

e) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

8. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACION

Conforme a lo establecido en la normatividad vigente, el titular de los datos personales de cuyo tratamiento es responsable la Iglesia Mi Refugio, tiene los siguientes derechos:

a) Autorizar a la Iglesia Mi Refugio el tratamiento de sus datos.

b) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Iglesia Mi Refugio, específicamente frente al encargado por ella para la protección de datos. Este derecho procederá, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

c) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Iglesia Mi Refugio, salvo en los casos en que no sea necesaria dicha autorización (Art. 10 Ley 1581 de 2012).

d) Ser informado por la Iglesia Mi Refugio, previa solicitud escrita, sobre el uso que le ha dado a sus datos personales;

e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento

f) Las demás previstas en la Ley sobre protección de datos.

g) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

h) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

9. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, ya sea en forma escrita, verbal o por conductas del titular que de manera inequívoca permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización.

Para la obtención de la autorización, la Iglesia Mi Refugio podrá emplear mecanismos automatizados, digitales, de video, de audio o cualquier otro disponible.

10. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DELITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.

 La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la ley.

11. DATOS SENSIBLES

Por tratarse de ser una entidad religiosa, el tratamiento de datos personales involucrará aspectos relacionados con la identidad religiosa, el ejercicio del culto o las expresiones de fe de las que se participa individual o congregacionalmente como persona miembro, asistente, visitante, interesado o relacionado, permanente o eventualmente, con la Iglesia Mi Refugio.

Para el tratamiento de estos datos sensibles, la Iglesia Mi Refugio se encuentra plenamente autorizada, en virtud de lo dispuesto por la ley así: Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa, sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular

12. DEBERES DE LA IGLESIA MI REFUGIO COMO ENCARGADA DEL TRATAMIENTO    DE DATOS PERSONALES

La Iglesia Mi Refugio podrá encargarse del tratamiento de datos personales en forma directa o a través de terceros. Según sea el caso, cumplirá o exigirá el cumplimiento de los deberes de los encargados del tratamiento previstos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones concordantes y complementarias.

En cumplimiento a la exigencia legal, la Iglesia Mi Refugio ha establecido un área que actúa como responsable de la protección de datos personales.

A la presente fecha, la Iglesia Mi Refugio es a su vez responsable y encargada del tratamiento de datos personales, y como responsable dará pleno cumplimiento a los siguientes deberes que como tal le correspondan, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

13. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES

El Área de Protección de Datos Personales de la Iglesia Mi Refugio, será responsable de atender las peticiones, consultas o reclamos que presente el titular de los datos, o su representante o causahabiente, de conformidad con los derechos otorgados y con el siguiente procedimiento:

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El responsable del tratamiento o encargado del tratamiento deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

a) Consultas:

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la Iglesia Mi Refugio, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará a través del correo electrónico: contacto@refugioiglesia.com  y debe mantenerse prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo: Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

b) Reclamos:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la Iglesia Mi Refugio el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
2. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
3. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6. El titular del dato personal o su representante o causahabiente podrá enviar sus peticiones, consultas o reclamos de lunes a viernes, de 08:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. al correo electrónico contacto@refugioiglesia.com y/o radicarla en la calle 108 #58-07 en Bogotá D.C. o a través de WhatsApp en la línea 3169383210. 

c) Contenido de la consulta o reclamo:

La consulta o reclamo del titular deberá contener:

1. Identificación del titular; nombres, apellidos completos, nacionalidad, número de documento de identificación, domicilio (país, ciudad, dirección, teléfono).
2. Enunciación y descripción clara, precisa de la petición, consulta o reclamo y de los hechos que dan lugar a misma.
3. Documentos y/o pruebas en los que fundamentan su petición, consulta o reclamo. En caso de actuar mediante representante o apoderado, o ser causahabiente, se deberán adjuntar los documentos que acrediten tal calidad.

d) Petición de actualización, rectificación y supresión de datos.

La Iglesia Mi Refugio rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico contacto@refugioiglesia.com indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición. 

e) Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello la Iglesia Mi Refugio pondrá a disposición del Titular el correo electrónico 

Si vencido el término legal respectivo, la Iglesia Mi Refugio, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales, conforme el procedimiento del artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

14. AVISO DE PRIVACIDAD

En el evento que la Iglesia Mi Refugio no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, se le informará al titular por medio de un aviso de privacidad la existencia y forma de consulta de la misma.

15. TRANFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES LA ALIANZA 

En cumplimiento de la misión institucional evangelística, pastoral y de transformación integral del hombre, en sus áreas espiritual, moral, cultural y material, así como administrativa para acompañar el buen desarrollo de la misión y en general garantizar y ejercer los derechos tanto a la libertad religiosa y de culto como a los relacionados con estos; y en consideración a sus vínculos permanentes u ocasionales con instituciones, entidades gubernamentales y agencias de cooperación internacionales, podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares.

Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, la Iglesia Mi Refugio tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la Iglesia Mi Refugio y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe la Iglesia Mi Refugio no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Con la aceptación de la presente política el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitir información personal para todas las relaciones que puedan establecerse con la Iglesia Mi Refugio.

16. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS PERSONALES

Los datos personales de los titulares permanecerán registrados en las bases de datos de la Iglesia Mi Refugio hasta por un término de diez (10) años, prorrogable automática e indefinidamente por términos iguales o sucesivos, salvo manifestación expresa en contrario y por escrito del titular, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento.

Los datos personales podrán ser conservados por lapsos superiores, en atención a exigencias legales como aquellas sobre gestión documental, elementos materiales probatorios, o por razones históricas o estadísticas, entre otros.

Los datos personales podrán ser conservados por un lapso inferior, cuando la finalidad de su tratamiento haya sido cumplida.

La Iglesia Mi Refugio se encuentra plenamente facultada para modificar la presente Política de Privacidad. 

La presente Política de Tratamiento de la Información entra a regir a partir del mes de septiembre del año 2022, cuya publicación se hará en la página web https://refugioiglesia.com/  Cualquier modificación y/o actualización será debidamente notificada al titular en la oportunidad respectiva.

17. CONTACTO

En el evento de alguna duda o inquietud sobre la presente política de Privacidad o el tratamiento y uso de la información personal, favor dirigir sus consultas, peticiones, quejas o reclamos a:

1. El correo electrónico contacto@refugioiglesia.com 
2. Solicitud escrita al área de tecnología de la iglesia Mi Refugio en la dirección calle 108 #58-07 de Bogotá D.C.
3. En la línea de WhatsApp 3169383210